Alors que des centaines de milliers de travailleurs québécois sont en télétravail depuis la fin mars, quels sont les constats à tirer près de trois mois plus tard? Ce laboratoire improvisé du télétravail amène les entreprises à se questionner sur le futur de leurs espaces bureaux, bien au-delà des questions immédiates de santé et sécurité. De «comment repenser les espaces bureaux à l’ère de la COVID-19?» à «est-ce que le bureau a toujours sa place dans la vie corporative?», voilà des questions que se posent déjà les entreprises.
Voici quelques considérations pour alimenter la réflexion des décideurs, tantôt en mettant leur chapeau de dirigeants, tantôt celui d’employeur.
Rôle de l’espace physique chez les individus
Revenons quelques mois en arrière. Plusieurs organisations se penchaient sur le réaménagement de leurs espaces de travail dans le but d’attirer les talents, de créer une expérience employé inégalée et de favoriser la collaboration et la productivité de la main-d’œuvre. Les articles et les conférences sur le sujet – dont celle organisée par Les Affaires qui en était à 4e édition – abondaient. Selon Jacob Morgan (https://thefutureorganization.com/why-employee-experience-matters-now-more-than-ever/), qui a étudié la question de l’expérience employé de façon approfondie, l’espace physique compte pour environ 30% de l’expérience employé et selon la qualité de cet espace, il peut drainer ou énergiser les employés qui y travaillent. Ingrid Fetell Lee abonde dans le même sens. Designer de profession, elle a longuement étudié l’impact des espaces sur les individus et a identifié les qualités des objets physiques qui créent un sentiment de joie chez l’humain. Son TED Talk de moins de 15 minutes vous donnera un aperçu des constats fascinants de ses recherches. Et si, plutôt que de se poser la question à savoir si les espaces bureaux sont toujours pertinents, on continuait – et on accélérait – notre réflexion sur la création d’espaces enrichissants pour ses occupants puisque les lieux physiques sont un vecteur d’inspiration et de créativité pour l’être humain, et ce, depuis des siècles.
Santé des employés – flexibilité et diversité
Le télétravail en masse a certes permis d’accélérer un virage qui se voulait encore timide : celui de donner plus de flexibilité aux employés dans la gestion de leur horaire et leur emplacement de travail, un virage qui repose sur un lien de confiance solide et une responsabilisation accrue. Le télétravail en continu a également mis en lumière certains effets pervers de ce mode de travail, comme la «fatigue Zoom» qui fait l’objet de nombreux articles, mais également l’isolement et la difficulté de créer des limites entre sa vie professionnelle et personnelle. Des études récentes sur le sujet permettent déjà de constater que la majorité des employés souhaite continuer de travailler dans un espace bureau avec ses avantages sur une base régulière. Il sera essentiel de considérer cette volonté avant de prendre des décisions drastiques sur les espaces bureaux. Les entreprises qui sauront offrir une flexibilité accrue (tant souhaitée depuis si longtemps) combinée à des espaces bureaux inspirants et fonctionnels se distingueront et attireront les meilleurs talents une fois que les risques liés à la COVID-19 seront atténués.
Coûts
Certains dirigeants qui constatent l’adaptation rapide de leurs employés et leur organisation au télétravail pourront être tentés par les opportunités d’économies liées à la réduction des espaces. Dans certains cas, il se peut qu’une réduction soit envisageable à première vue. Investir dans ses espaces de travail requiert beaucoup de planification et les bénéfices intangibles de l’espace bureau sont difficiles à chiffrer. L’ouverture au télétravail offre une opportunité unique de repenser les espaces actuels pour favoriser le mieux-être – et par le fait même, la productivité – des employés. La rotation potentielle des espaces permise par le télétravail permettrait de réaffecter des espaces à des fins collectives et de collaboration. Il faut également s’attendre à un revirement de la tendance des postes de travail de grande proximité (le «desking») ce qui aura comme impact une augmentation des superficies allouées par travailleur. Une question fondamentale que les entreprises doivent se poser est : qu’est-ce que les employés peuvent retrouver au bureau qu’ils ne peuvent pas se procurer à la maison? Outre le contact humain (non négligeable!), les entreprises pourraient saisir l’occasion d’offrir des éléments uniques en matière d’architecture et design intérieur, ameublement, technologies, arts, biophilie, etc.
Pour les dirigeants qui disposent souvent de demeures avec un espace bureau aménagé confortablement pour le télétravail, n’oubliez pas certains de vos employés qui habitent dans des logements minuscules, la magie du sourire d’un collègue que l’on croise dans un corridor ou l’efficacité d’un problème que l’on résout «dans un cadre de porte». Voyons au-delà du casse-tête à court terme et façonnons ensemble une vision inspirante pour notre vie corporative.
Physiquement distants, mais plus unis que jamais.